Form I-9 - Employment Eligibility Verification (Arbeitserlaubnis-Nachweis)

Was dieses Formular ist

Form I-9, Employment Eligibility Verification, ist das Formular der US-Einwanderungsbehörde USCIS, mit dem jeder Arbeitgeber in den USA die Identität und die Arbeitserlaubnis (work authorization) einer neu eingestellten Person überprüft. Die vorliegende Fassung ist die Ausgabe vom 20.01.2025 (OMB-Gültigkeit bis 31.05.2027), laut uscis.gov die aktuelle Version mit Stand 3. Oktober 2026. USCIS lässt daneben noch die Ausgabe vom 01.08.2023 mit demselben Ablaufdatum zu.

Form I-9 ist kein Steuerformular und wird nie beim Finanzamt, bei USCIS oder bei ICE eingereicht. Der Arbeitgeber bewahrt es lediglich in seinen eigenen Unterlagen auf.

Wer es typischerweise braucht

Das Formular betrifft zwei Seiten: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter (Employee) füllt Section 1 aus und unterschreibt sie, der Arbeitgeber oder eine bevollmächtigte Person (Employer or Authorized Representative) prüft die vorgelegten Dokumente und füllt Section 2 aus. Für deutschsprachige Nutzer ist das Formular vor allem in zwei Situationen relevant: wenn eine deutsche Tochtergesellschaft oder Niederlassung in den USA Personal einstellt, oder wenn eine Person aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz eine Stelle in den USA antritt, etwa über ein H-1B- oder L-1-Visum, und die Personalabteilung des US-Arbeitgebers das Formular zuschickt. Eine Übersetzerin oder ein Übersetzer, die beim Ausfüllen von Section 1 hilft, füllt zusätzlich Supplement A aus. Supplement B nutzt der Arbeitgeber später bei Wiedereinstellung oder erneuter Prüfung der Arbeitserlaubnis.

Was Sie vorher brauchen

• Angaben zur Person: vollständiger rechtlicher Name, frühere Nachnamen, Wohnadresse in den USA, Geburtsdatum und, je nach Status, A-Number, USCIS-Nummer, I-94-Einreisenummer oder Daten des ausländischen Reisepasses
• Für den Arbeitgeber: die Originaldokumente der Person, entweder ein Dokument aus List A oder je ein Dokument aus List B und List C (beide Listen stehen auf Seite 2 des Formulars)
• Das Datum des ersten Arbeitstags sowie Name und Anschrift des Unternehmens

So füllen Sie es online mit PDF Editify aus

Öffnen Sie die Vorlage und klicken Sie auf Fill Template Now, um das Formular mit ausfüllbaren Feldern im Editor zu öffnen. Wichtig: USCIS erklärt ausdrücklich, dass diese ausfüllbare PDF-Datei nicht die DHS-Anforderungen an ein elektronisches I-9-System erfüllt. Deshalb müssen sowohl die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber das Formular nach dem Ausfüllen ausdrucken und von Hand unterschreiben, eine getippte oder elektronisch eingefügte Unterschrift genügt hier nicht.

Section 1, Employee Information and Attestation (Seite 1)

• Name- und Adressfelder: Last Name (Nachname), First Name (Vorname), Middle Initial (zweiter Vorname, Anfangsbuchstabe), Other Last Names Used (frühere Nachnamen), Adresse, Wohnungsnummer, Stadt, Bundesstaat (Auswahlliste), Postleitzahl
• Date of Birth (Geburtsdatum), U.S. Social Security Number (US-Sozialversicherungsnummer, freiwillig außer bei E-Verify-Arbeitgebern), E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
• Attestation (eidesstattliche Erklärung): genau einen Status ankreuzen, U.S. citizen (US-Staatsbürger), noncitizen national, lawful permanent resident (mit A-Number oder USCIS-Nummer), oder noncitizen authorized to work until a specified date (mit USCIS- oder A-Number, I-94-Nummer oder ausländischer Passnummer und Land)
• Signature of Employee und Date, erst nach dem Ausdrucken von Hand auszufüllen

Section 2, Employer Review and Verification (Seite 1)

• Bis zu drei Einträge aus List A, oder je ein Eintrag aus List B und List C, jeweils mit Document Title, Issuing Authority, Document Number und Expiration Date
• Feld Additional Information sowie ein Kontrollkästchen für ein von DHS genehmigtes alternatives Prüfverfahren
• First Day of Employment, Name und Titel der prüfenden Person, Unterschrift, Datum sowie Name und Adresse des Unternehmens

Supplement A und Supplement B (Seiten 3 und 4)

Supplement A erfasst den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sowie Name, Adresse, Unterschrift und Datum jeder Person, die beim Ausfüllen übersetzt oder geholfen hat. Supplement B dient dem Arbeitgeber zur späteren erneuten Prüfung bei Wiedereinstellung, Namensänderung oder Ablauf der Arbeitserlaubnis. Diese Seiten werden nur bei Bedarf ausgedruckt.

Unterschreiben und wo einreichen

Form I-9 wird nirgendwo eingereicht, weder bei USCIS noch bei einer anderen Behörde. Nach dem Ausdrucken unterschreiben Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Arbeitgeber jeweils von Hand, danach verwahrt der Arbeitgeber das Original in seinen eigenen Personalunterlagen. Für Dokumente, bei denen eine elektronische Unterschrift zulässig ist, bietet PDF Editify eine Unterschriftenfunktion zum Zeichnen, Tippen oder Hochladen einer Signatur.

Fristen und Gebühren

Laut den offiziellen Hinweisen zu Form I-9 füllt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Section 1 spätestens am ersten Arbeitstag aus, aber nicht vor der Annahme des Stellenangebots. Der Arbeitgeber füllt Section 2 innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Arbeitstag aus, oder bereits am ersten Tag, wenn das Arbeitsverhältnis kürzer als drei Werktage dauert. Der Arbeitgeber bewahrt jedes Formular I-9 drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist, und muss es auf Verlangen zur Prüfung vorlegen. Seite 2 mit den Listen der zulässigen Dokumente muss nicht aufbewahrt werden. Es fällt keine Gebühr bei USCIS an. Ausführliche Erläuterungen bietet das Handbook for Employers (M-274) von USCIS. (Quelle: USCIS, Form I-9 Instructions, Stand 10. Oktober 2026.)

Häufige Fehler

• Die Unterschrift nur in das PDF-Feld zu tippen oder einzufügen, statt das Formular auszudrucken und von Hand zu unterschreiben
• In Section 1 mehr als einen Status anzukreuzen, oder bei befristeter Arbeitserlaubnis das Ablaufdatum leer zu lassen
• Als Arbeitgeber bestimmte Dokumente zu verlangen, obwohl die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter frei wählen darf, welche zulässigen Dokumente sie oder er vorlegt
• Dokumente aus List A gemeinsam mit Dokumenten aus List B oder List C einzutragen, oder die Dreitagesfrist für Section 2 zu versäumen
• Eine veraltete Fassung zu verwenden, statt das Ausgabedatum mit der aktuellen Version auf uscis.gov/i-9 zu vergleichen