Formular W-8BEN - Bescheinigung des ausländischen Status des wirtschaftlich Berechtigten

Was ist das Formular W-8BEN

Das Formular W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding) ist ein Dokument der US-Steuerbehörde IRS. Es bestätigt gegenüber einer US-Firma, Plattform, Bank oder Maklerfirma, dass Sie keine US-Staatsangehörigkeit und keinen steuerlichen Wohnsitz in den USA haben. Der Zahler nutzt diese Angabe, um den richtigen Quellensteuersatz auf Zahlungen an Sie anzuwenden, etwa bei Honoraren, Zinsen, Dividenden oder Lizenzgebühren. Das Formular besteht aus drei Teilen: Part I (Identifikation), Part II (Beantragung von Vorteilen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen) und Part III (Bestätigung und Unterschrift). Es wird nicht beim IRS eingereicht, sondern direkt beim Zahler hinterlegt. Die Felder und Beschriftungen auf dem Formular bleiben auf Englisch, da es sich um ein offizielles US-Dokument handelt; die deutschen Begriffe in dieser Anleitung stehen jeweils in Klammern. Aktuell gültig ist die Fassung Rev. October 2021.

Wer das Formular typischerweise braucht

Das W-8BEN betrifft natürliche Personen ohne US-Steuerpflicht, die Einkünfte aus US-Quellen erhalten. Dazu gehören deutsche, österreichische und Schweizer Freelancer, die über Upwork oder Fiverr für amerikanische Auftraggeber arbeiten, Autorinnen und Autoren, die über Amazon KDP verkaufen, sowie Creator und YouTuber mit Einnahmen von US-Plattformen. Diese Plattformen verlangen das Formular, damit sie nicht pauschal 30 Prozent Quellensteuer einbehalten müssen. Für Unternehmen und andere Rechtsträger gibt es stattdessen das Formular W-8BEN-E; US-Bürger und in den USA steuerlich ansässige Personen verwenden das Formular W-9.

Was Sie vor dem Ausfüllen brauchen

• Ihren vollständigen Namen, wie er im Reisepass oder Personalausweis steht
• Ihr Land der Staatsangehörigkeit und Ihre ständige Wohnanschrift (kein Postfach)
• Eine US-Steuernummer (SSN oder ITIN), falls vorhanden, oder Ihre ausländische Steuer-Identifikationsnummer
• Ihr Land des steuerlichen Wohnsitzes sowie die Angaben zum Doppelbesteuerungsabkommen, falls Sie einen reduzierten Steuersatz beantragen möchten

Wie Sie Formular W-8BEN online mit PDF Editify ausfüllen

Öffnen Sie die Vorlage und klicken Sie auf "Fill Template Now", um das Formular mit ausfüllbaren Feldern im Editor zu öffnen.

Part I - Identifikation (Zeilen 1 bis 8)

Tragen Sie Ihren Namen (Name), Ihr Staatsangehörigkeitsland (Country of citizenship) und Ihre ständige Wohnanschrift (Permanent residence address) ein, und falls abweichend eine Postanschrift (Mailing address). Danach folgen Ihre US-Steuernummer (U.S. taxpayer identification number), falls zutreffend, Ihre ausländische Steuernummer (Foreign tax identifying number), eine optionale Referenznummer des Zahlers (Reference number) und Ihr Geburtsdatum (Date of birth) im Format MM-TT-JJJJ.

Part II - Doppelbesteuerungsabkommen (Zeilen 9 und 10, optional)

Wenn Ihr Wohnsitzland ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA hat und Sie einen reduzierten Quellensteuersatz beanspruchen möchten, tragen Sie das Abkommensland (Country), den passenden Artikel und Absatz (Article and paragraph) sowie den beanspruchten Satz und die Einkunftsart ein. Ohne diese Angaben gilt der Standardsatz von 30 Prozent.

Part III - Bestätigung

Setzen Sie das Kästchen zur Vertretungsbefugnis (capacity in which acting) nur dann, wenn Sie das Formular als bevollmächtigter Vertreter einer anderen Person unterschreiben.

Unterschreiben und Einreichen

Nutzen Sie die Unterschriftenfunktion, um Ihre Signatur zu zeichnen, zu tippen oder hochzuladen, und ergänzen Sie Datum und gedruckten Namen. Reichen Sie das fertige Formular direkt bei der Stelle ein, die es angefordert hat, also bei der Plattform, Bank, Maklerfirma oder dem Auftraggeber, niemals beim IRS selbst.

Fristen und Gebühren

Für das Formular selbst gibt es weder eine Einreichungsfrist noch eine Gebühr. Ein unterschriebenes Formular bleibt jedoch nur bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift gültig, ein 2026 unterschriebenes Formular gilt also bis Ende 2029. Ändern sich Ihre Angaben vorher, etwa durch einen Wohnsitzwechsel, müssen Sie innerhalb von 30 Tagen ein neues Formular einreichen. Quelle: IRS Instructions for Form W-8BEN, geprüft am 21. Oktober 2026.

Häufige Fehler

• Eine Postfachadresse oder c/o-Adresse in Zeile 3 statt der tatsächlichen Wohnanschrift
• Einen reduzierten Steuersatz beanspruchen, ohne den passenden Artikel und Absatz des Doppelbesteuerungsabkommens zu kennen
• Das Formular unterschreiben, aber die dreijährige Gültigkeitsdauer übersehen
• Das Formular an den IRS statt an den Zahler schicken