Formulario W-2 del IRS - Comprobante de salarios y retención de impuestos

Qué es el Formulario W-2

El Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), es el resumen anual que el empleador prepara para cada empleado con el salario pagado y los impuestos federales, estatales y locales retenidos. Esta plantilla es el W-2 oficial del IRS de 2026, para salarios pagados en 2026 que se informan a principios de 2027, y coincide con la versión vigente en IRS.gov en octubre de 2026. El PDF tiene 11 páginas con todas las copias: Copy A, Copy 1, Copy B, Copy C, Copy 2 y Copy D.

Sobre el idioma: el W-2 oficial está en inglés. La página del IRS sobre el W-2 indica que no tiene traducción al español y no ofrece un W-2 en español. Aquí le explicamos cada casilla en español, pero el formulario que se llena y entrega es el oficial en inglés.

Qué copias puede imprimir y cuáles no

Este es el punto más importante. El IRS indica que la Copy A de este PDF es solo informativa. Aunque sale en rojo, la Administración del Seguro Social (SSA) no puede escanear una Copy A impresa desde el sitio del IRS o desde esta plantilla, y el IRS advierte que puede haber multa por presentar formularios no escaneables. Según las instrucciones generales de 2026 para los W-2 y W-3 (en inglés), la SSA solo acepta informes electrónicos y la Copy A oficial en tinta roja (o sustitutas aprobadas).

Para presentar la Copy A electrónicamente, use la página Employer W-2 Filing Instructions and Information de la SSA (en inglés) y su servicio Business Services Online. Para presentarla en papel, pida los formularios escaneables en IRS.gov/orderforms. Quien presenta 10 o más declaraciones informativas en total en el año tiene que hacerlo electrónicamente.

Quién usa el W-2

Lo preparan empleadores, personal de nómina y contadores para cada empleado con salario. Si usted es empleado, no llena el W-2: su empleador le entrega las Copias B, C y 2 para su declaración. Los contratistas independientes no reciben W-2; sus pagos suelen ir en el Formulario 1099-NEC.

Qué necesita antes de empezar

• El número de identificación del empleador (EIN), el nombre legal y la dirección del negocio
• El SSN de cada empleado, su nombre exacto como en la tarjeta de Seguro Social y su dirección
• Los totales de nómina del año: salarios, propinas y cada tipo de retención
• Los montos con código para el box 12 y los datos estatales o locales

Cómo llenar el W-2 en línea con PDF Editify

Haga clic en "Completar plantilla ahora", escriba en las casillas de cada copia y descargue el PDF. Puede llenarla sin tarjeta; para descargar necesita uno de nuestros planes. Cada copia tiene sus propios campos, así que revise que los montos coincidan en todas.

Boxes a to f (casillas a a f, identificación)

Box a, Employee's social security number (SSN del empleado); box b, Employer identification number (EIN); box c, Employer's name, address, and ZIP code (datos del empleador); box d, Control number (número de control, opcional); box e, nombre del empleado en campos separados (first name and initial, last name, Suff.); box f, dirección del empleado. La Copy A tiene además la casilla VOID (anulado).

Boxes 1 to 11 (salarios y retenciones)

Box 1, Wages, tips, other compensation (salarios y otras compensaciones); box 2, Federal income tax withheld (impuesto federal retenido). Los boxes 3 a 7 son salarios e impuesto de Seguro Social y de Medicare, y propinas del Seguro Social. Box 8, Allocated tips (propinas asignadas); box 10, Dependent care benefits (cuidado de dependientes); box 11, Nonqualified plans (planes no calificados). El box 9 queda en blanco.

Boxes 12 to 14 (códigos y casillas de verificación)

El box 12 tiene cuatro renglones (12a a 12d), cada uno con un código y un monto. En 2026 se agregan los códigos TA (aportaciones del empleador a una cuenta Trump), TP (propinas en efectivo informadas al empleador) y TT (compensación calificada por horas extra). El box 13 tiene las casillas Statutory employee (empleado estatutario), Retirement plan (plan de jubilación) y Third-party sick pay (pago por enfermedad de terceros). El box 14a es "Other" (otros) y el nuevo box 14b, Treasury Tipped Occupation Code(s) (códigos de ocupaciones con propinas).

Boxes 15 to 20 (estado y localidad)

Dos renglones para dos estados o localidades: estado e ID estatal del empleador, salarios e impuesto estatales, salarios e impuesto locales y nombre de la localidad.

Firma y plazos

El W-2 no tiene línea de firma. En papel, el empleador firma el Formulario W-3 que acompaña a la Copy A.

Para el formulario de 2026, las instrucciones del IRS fijan el 1 de febrero de 2027 como fecha para entregar las Copias B, C y 2 a los empleados y para presentar la Copy A con el Formulario W-3 ante la SSA (el 31 de enero de 2027 cae en domingo). Las copias electrónicas para empleados requieren cumplir las reglas de consentimiento de las instrucciones. Hay multas por presentar tarde, con errores o en formularios no escaneables.

Errores comunes

• Enviar a la SSA una Copy A impresa desde un PDF
• Escribir un nombre que no coincide con la tarjeta de Seguro Social del empleado
• Llenar la Copy B y no pasar las cifras a las Copias C, 2 y 1
• Usar el formulario de 2026 para otro año
• Anotar un monto en el box 12 sin su letra de código

Para una explicación casilla por casilla con ejemplos, vea nuestra guía del Formulario W-2 (en inglés).