Formulario W-9 - Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente

Qué es el Formulario W-9

El W-9 es el formulario que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) usa para que una persona o negocio en Estados Unidos entregue su nombre y número de identificación fiscal (Taxpayer Identification Number o TIN) a la empresa, banco o cliente que le va a pagar. Quien te pide el W-9 lo necesita para preparar después un Formulario 1099 con los ingresos que te pagó durante el año. El formulario está en inglés porque es el mismo documento oficial del IRS para todo el país, y lo llenas con tus propios datos, no se traduce. La versión vigente es la revisión de marzo de 2024, la misma que aparece en IRS.gov al 4 de octubre de 2026.

Quién lo necesita

Si trabajas como freelancer, contratista independiente, arrendador o proveedor para un cliente o empresa en Estados Unidos, es muy probable que te pidan este formulario antes del primer pago. También lo piden bancos y plataformas que te pagan comisiones o intereses. Si eres una LLC, sociedad o corporación que recibe pagos, también debes completarlo. Si no eres ciudadano ni residente fiscal de Estados Unidos (no eres persona estadounidense para efectos fiscales), este no es tu formulario, en su lugar debes usar el Formulario W-8 correspondiente.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu nombre legal (name) tal como aparece en tu declaración de impuestos, y el nombre de tu negocio si es distinto
• Tu clasificación fiscal federal (federal tax classification): individuo, corporación, sociedad, LLC, etc.
• Tu número de Seguro Social (SSN) o número de identificación patronal (EIN)
• Tu dirección postal
• Cualquier código de exención que te aplique, si corresponde

Cómo rellenarlo en línea con PDF Editify

Abre la plantilla, haz clic en "Fill Template Now" (Rellenar plantilla ahora) y el formulario se abre en el editor con cada campo listo para escribir. Los nombres de los campos están en inglés porque así aparecen impresos en el PDF oficial, aquí los explicamos en español:

Line 1 y Line 2 (Nombre). En la Línea 1 escribe tu nombre legal o el de tu empresa. Si trabajas como "sole proprietor" (negocio a título personal) usa tu nombre propio en la Línea 1 y, si usas un nombre comercial distinto, escríbelo en la Línea 2.

Line 3a y 3b (Clasificación fiscal). Marca una sola casilla entre individuo, corporación C, corporación S, sociedad, fideicomiso o LLC. Si marcas LLC, debes anotar también la letra C, S o P según cómo tributa. La Línea 3b, agregada en la revisión de 2024, solo aplica a sociedades, fideicomisos y LLC que tributan como sociedad cuando entregan el formulario a otra entidad de flujo pasante, para indicar si tienen socios o beneficiarios extranjeros.

Line 4 (Exenciones). Solo llena estos códigos si te corresponde una exención de retención o de FATCA, algo poco común para freelancers individuales.

Lines 5 a 7 (Dirección). Línea 5 es tu dirección, Línea 6 es ciudad, estado y código postal, y la Línea 7 es opcional para números de cuenta que uses con quien te paga.

Part I (Número de identificación fiscal). Escribe tu SSN o tu EIN en las casillas correspondientes. Este número debe coincidir exactamente con el nombre de la Línea 1, de lo contrario quien te paga puede verse obligado a retenerte impuestos de forma automática (backup withholding).

Part II (Certificación). Al firmar certificas, bajo pena de perjurio, que tu número es correcto y que eres una persona estadounidense para efectos fiscales. Puedes firmar directamente en PDF Editify dibujando, escribiendo o subiendo tu firma.

Firma y a dónde se envía

Después de firmar, descarga el PDF y entrégalo directamente a la persona o empresa que te lo pidió, nunca al IRS. El formulario mismo indica "Do not send to the IRS". Como el documento contiene tu SSN o EIN, evita mandarlo por correo electrónico sin protección, usa un canal seguro o un portal del propio cliente cuando sea posible.

Plazos y costos (al 4 de octubre de 2026)

El W-9 no tiene fecha límite de presentación ante el IRS porque nunca se envía al IRS, se entrega a quien te contrata, normalmente antes de tu primer pago. No tiene ningún costo. Si no entregas un número correcto, el pagador puede estar obligado a aplicarte una retención de respaldo del 24 por ciento sobre tus pagos, según las instrucciones del propio formulario publicadas en IRS.gov.

Errores comunes

• Poner el nombre comercial en la Línea 1 en vez del nombre personal, cuando se trata de un negocio a título individual
• Marcar más de una casilla en la Línea 3a, o marcar LLC sin anotar la letra de tributación
• Escribir un número de identificación que no coincide con el nombre de la Línea 1
• Olvidar firmar y fechar la Parte II
• Enviar el formulario al IRS en vez de devolverlo a quien lo solicitó