Formulaire SS-4 - Demande d'EIN auprès de l'IRS

Qu'est-ce que le formulaire SS-4

Le formulaire SS-4 est la demande officielle de l'IRS, l'administration fiscale fédérale américaine, pour obtenir un EIN (Employer Identification Number). C'est un identifiant à neuf chiffres attribué aux entreprises, trusts, successions et autres entités pour leurs obligations fiscales aux États-Unis. Ce modèle correspond à l'édition Rev. décembre 2025, la version actuelle de l'IRS vérifiée le 9 octobre 2026. La page 1 contient les lignes 1 à 18, la section du mandataire tiers et le bloc de signature. La page 2 propose un tableau de référence « Do I Need an EIN? » pour vérifier si une demande est nécessaire.

Qui a besoin de ce formulaire

C'est le cas le plus fréquent pour les francophones : vous créez une LLC ou une corporation américaine depuis la France, la Belgique, la Suisse ou le Québec, sans être résident fiscal américain et sans numéro de sécurité sociale (SSN). Le formulaire SS-4 reste la voie d'accès à l'EIN pour un fondateur étranger, car le service de demande en ligne de l'IRS est réservé aux personnes disposant déjà d'un SSN ou ITIN. Le formulaire sert aussi à toute entité qui embauche des salariés, ouvre un compte bancaire professionnel, crée un trust ou un plan de retraite, ou gère une succession. La page 2 précise qu'un simple changement de nom de l'entité ne justifie pas une nouvelle demande d'EIN.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

• La raison sociale exacte de l'entité, son nom commercial et ses adresses
• Le nom du « responsible party » (la personne qui contrôle l'entité) et son SSN, ITIN ou EIN, ou simplement son identité si elle n'a aucun de ces numéros
• Le type d'entité (LLC, corporation, partnership) et, pour une LLC, le nombre de membres
• La date de création de l'entité, le mois de clôture comptable et le nombre de salariés prévu
• L'activité principale de l'entité et un EIN précédent si l'entité en a déjà eu un

Comment le remplir en ligne avec PDF Editify

Cliquez sur « Remplir le modèle maintenant » pour ouvrir le formulaire dans notre éditeur pour remplir un PDF en ligne, avec chaque ligne déjà identifiée pour taper directement dedans.

Les lignes 1 à 6 couvrent l'identité et l'adresse : ligne 1 la raison sociale légale, ligne 2 le nom commercial s'il diffère, ligne 3 le nom de l'exécuteur ou du mandataire le cas échéant. Les lignes 4a-4b reçoivent l'adresse postale (une adresse en France ou ailleurs convient parfaitement), les lignes 5a-5b l'adresse physique si elle diffère. La ligne 6 demande le comté (« county ») et l'État du siège principal, une information purement américaine à laisser vide si l'entité n'a pas d'implantation physique aux États-Unis.

Les lignes 7a-7b identifient le responsible party et son numéro fiscal. Les instructions du formulaire exigent une personne physique (sauf entité gouvernementale) ; si vous n'avez pas de SSN ni d'ITIN, les praticiens habitués aux dossiers de fondateurs étrangers recommandent d'indiquer le nom et de laisser le champ numéro vide, le traitement se fait alors par fax ou courrier plutôt qu'en ligne. Les lignes 8a-8c concernent les LLC : statut du demandeur, nombre de membres, et confirmation s'il s'agit d'une organisation américaine. La ligne 9a propose une case par type d'entité (LLC, corporation, partnership, trust, succession, association, etc.), la ligne 9b demande l'État ou le pays d'immatriculation.

Les lignes 10 à 15 couvrent le motif de la demande (une seule case), la date de création ou d'acquisition de l'entité, le mois de clôture de l'exercice comptable, et le nombre maximal de salariés prévu sur les 12 prochains mois (inscrivez « -0- » si aucun). Les lignes 16 à 18 demandent l'activité principale, les produits ou services proposés, et si l'entité a déjà eu un EIN auparavant. La section facultative du mandataire tiers permet d'autoriser une personne, par exemple votre comptable ou votre service de domiciliation, à recevoir l'EIN en votre nom.

Signature et dépôt

Le signataire doit être le propriétaire pour une entreprise individuelle, le dirigeant principal pour une corporation, un membre ou dirigeant habilité pour une LLC ou un partnership, ou le fiduciaire pour un trust ou une succession. Ajoutez votre signature avec notre outil de signature PDF, en la dessinant, en la tapant ou en important une image, puis téléchargez le document pour l'envoyer par fax ou par courrier. Les demandeurs hors des États-Unis, ce qui concerne la plupart des francophones, envoient le formulaire par fax au 855-215-1627 depuis les États-Unis ou au 304-707-9471 depuis l'étranger, ou par courrier à Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999, États-Unis. L'IRS propose aussi une ligne téléphonique internationale au 267-941-1099, du lundi au vendredi de 6h à 23h, heure de l'Est américain.

Délais et frais

Demander un EIN ne coûte jamais rien, l'IRS précise sur sa page « Get an EIN » qu'aucuns frais ne sont exigés et met en garde contre les sites qui en facturent un. Une seule demande d'EIN par responsible party et par jour est autorisée. Le traitement par fax prend généralement 4 jours ouvrés, le courrier environ 4 semaines (source : instructions du formulaire SS-4, Rev. décembre 2025, IRS.gov, vérifié le 9 octobre 2026). Une fois l'EIN obtenu, tout changement de responsible party doit être signalé à l'IRS dans les 60 jours via le formulaire 8822-B.

Erreurs courantes

Les erreurs les plus fréquentes chez les créateurs d'entreprise étrangers sont de laisser la ligne 7a vide faute de SSN, alors qu'il faut indiquer le nom du responsable même sans numéro américain, de cocher plusieurs cases à la ligne 9a ou 10, d'oublier de répondre aux questions spécifiques aux LLC des lignes 8a à 8c, et de faire une nouvelle demande d'EIN après un simple changement de nom alors que l'EIN existant reste valable. Vérifiez aussi que le formulaire est bien signé avant l'envoi, un formulaire non signé est systématiquement rejeté.