Formular SS-4 - EIN-Antrag der US-Steuerbehörde IRS

Was das Formular SS-4 ist

Das Formular SS-4, "Application for Employer Identification Number", ist der offizielle Antrag der US-Steuerbehörde IRS auf eine EIN, eine neunstellige Nummer, mit der die IRS ein Unternehmen, einen Trust, einen Nachlass oder eine andere Einheit steuerlich identifiziert. Diese Vorlage zeigt die aktuelle Fassung Rev. Dezember 2025. Seite 1 enthält die Zeilen 1 bis 18 sowie das Feld für einen bevollmächtigten Dritten und die Unterschrift, Seite 2 ist eine Tabelle, die hilft zu prüfen, ob überhaupt eine EIN nötig ist.

Wer das Formular typischerweise braucht

Besonders relevant ist dieses Formular für Gründerinnen und Gründer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die eine US-amerikanische LLC oder Corporation gegründet haben, zum Beispiel in Delaware oder Wyoming, und dafür ein US-Bankkonto, ein Stripe- oder Payoneer-Konto oder einen Marktplatz-Account bei Amazon eröffnen wollen. Diese Dienste verlangen meist eine EIN, auch wenn der Antragsteller keine US Social Security Number (SSN) besitzt. Das Formular selbst erlaubt genau das: In Zeile 7b kann statt einer SSN oder ITIN auch "Foreign" (ausländisch) eingetragen werden, wenn die verantwortliche Person keine US-Steuer-ID hat.

Das Formular wird außerdem von klassischen US-Unternehmen mit Angestellten, von Partnerships, Trusts, Nachlässen und gemeinnützigen Organisationen genutzt, die aus anderen Gründen eine EIN benötigen.

Was Sie vorher bereithalten sollten

• Den vollständigen rechtlichen Namen der Gesellschaft ("Legal name") und, falls abweichend, einen Handelsnamen ("Trade name")
• Name und Anschrift der verantwortlichen Person ("Responsible party"), auf Deutsch meist der Gründer oder Geschäftsführer selbst
• Die Rechtsform ("Entity type"), bei einer LLC zusätzlich die Zahl der Mitglieder ("Members")
• Gründungsdatum, das Ende des Wirtschaftsjahres und die voraussichtliche Zahl der Angestellten
• Die Haupttätigkeit des Unternehmens in ein bis zwei Sätzen

So füllen Sie das SS-4 online mit PDF Editify aus

Klicken Sie auf "Vorlage jetzt ausfüllen", um das Formular im Editor zu öffnen, und tippen Sie direkt in die Felder und Kästchen, ohne vorher etwas auszudrucken.

Zeilen 1 bis 6 (Name und Adresse): Zeile 1 ist der rechtliche Firmenname, Zeile 2 ein abweichender Handelsname, Zeile 3 ein "care of"-Name für einen Treuhänder oder Testamentsvollstrecker. Die Zeilen 4a/4b sind die Postanschrift, 5a/5b eine abweichende Geschäftsadresse, wobei laut Formular keine Postfachadresse (P.O. box) eingetragen werden darf. Zeile 6 fragt nach County und Bundesstaat des Hauptsitzes.

Zeilen 7a bis 9b (verantwortliche Person und Rechtsform): Zeile 7a und 7b nennen die verantwortliche Person und ihre SSN, ITIN oder, wie oben beschrieben, "Foreign" bei fehlender US-Steuer-ID. Die Zeilen 8a bis 8c betreffen LLCs: ob es sich um eine LLC handelt, wie viele Mitglieder sie hat und ob sie in den USA gegründet wurde. Zeile 9a listet die Rechtsformen zum Ankreuzen (Einzelunternehmen, Partnership, Corporation, Trust, Nachlass, gemeinnützige Organisation und weitere), Zeile 9b den Gründungsstaat oder das Gründungsland.

Zeilen 10 bis 15 (Grund, Daten, Angestellte): Zeile 10 ist der Grund für den Antrag, hier darf nur ein Kästchen angekreuzt werden. Zeile 11 ist das Gründungs- oder Übernahmedatum, Zeile 12 der Abschlussmonat des Wirtschaftsjahres. Zeile 13 fragt nach der höchsten erwarteten Zahl an Angestellten in den nächsten zwölf Monaten, bei keinen Angestellten trägt man "-0-" ein. Zeile 14 betrifft die Wahl, jährlich Formular 944 statt vierteljährlich Formular 941 einzureichen. Zeile 15 ist das Datum der ersten Lohnzahlung.

Zeilen 16 bis 18 und Unterschrift: Zeile 16 ist die Haupttätigkeit, Zeile 17 die wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen, Zeile 18 die Frage, ob die Einheit schon einmal eine EIN hatte. Der optionale Abschnitt für einen bevollmächtigten Dritten erlaubt es, einer anderen Person zu erlauben, die EIN entgegenzunehmen.

Unterschreiben und einreichen

Unterschreiben darf laut den Formular-Anweisungen bei einem Einzelunternehmen die Person selbst, bei einer Corporation ein leitender Angestellter, bei einer Partnership ein bevollmächtigtes Mitglied und bei einem Trust oder Nachlass der Treuhänder. In PDF Editify fügen Sie die Unterschrift per Zeichnen, Eintippen oder Hochladen eines Bildes direkt in das Unterschriftsfeld ein und laden das fertige PDF anschließend herunter.

Für Antragsteller außerhalb der USA, wie die meisten deutschen, österreichischen und Schweizer LLC-Gründer, gilt laut den aktuellen Anweisungen zum Formular SS-4 (Rev. Dezember 2025): Fax an 855-215-1627 (aus den USA) oder 304-707-9471 (aus dem Ausland), oder Post an Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Telefonisch ist eine Antragstellung unter 267-941-1099 möglich, montags bis freitags von 6 bis 23 Uhr US-Ostküstenzeit, was in Mitteleuropa etwa 12 bis 5 Uhr morgens entspricht.

Fristen und Gebühren

Die IRS verlangt nach eigenen Angaben auf ihrer offiziellen EIN-Seite keine Gebühr für eine EIN und warnt ausdrücklich vor Webseiten, die dafür Geld verlangen. Pro verantwortlicher Person ist nur ein EIN-Antrag pro Tag möglich. Laut den Formular-Anweisungen dauert die Bearbeitung per Fax in der Regel etwa 4 Werktage, per Post etwa 4 Wochen. Stand der Angaben: IRS-Anweisungen zu Formular SS-4, geprüft im Oktober 2026. Nach Erhalt der EIN müssen Änderungen der verantwortlichen Person innerhalb von 60 Tagen mit Formular 8822-B gemeldet werden.

Häufige Fehler

• Eine Postfachadresse in Zeile 5a eintragen, obwohl das Formular das ausdrücklich ausschließt
• Mehr als ein Kästchen in Zeile 9a oder Zeile 10 ankreuzen
• Die LLC-Fragen in den Zeilen 8a bis 8c überspringen, obwohl eine LLC gegründet wurde
• Line 7b leer lassen, statt dort bei fehlender SSN oder ITIN "Foreign" einzutragen
• Das Formular unterschrieben, aber ohne vollständige Adresse oder Rechtsform einzureichen